L’època de Nadal, a part de torrons i regals, també és època de vacances i horaris especials per a moltes empreses.

Això vol dir modificar programacions i activar locucions per a les empreses que tenen contractada la telefonia amb nosaltres.

Tant les centraletes al núvol com les centraletes físiques permeten gran flexibilitat en la programació d’horaris i altres especificacions que s’adapten a les necessitats de cada empresa, ja sigui menú d’opcions, contestador o marcació directe d’una extensió.

Hem redactat una petita guia orientativa dels diferents tipus de locucions, quan s’activen i alguns exemples que creiem que us pot servir d’ajuda.

La majoria d’empreses tenen tres tipus de locucions diferents:

1. Locució de benvinguda

2. Locució de fora d’horari

3. Locució de tancat per vacances o festiu

Altres opcions:

1. Locució d’horari especial

2. Locució de línies ocupades

3. Marcació directe d’extensió

4. Menú d’opcions

Les principals

1. Locució de benvinguda: és la locució que sona dins l’horari de l’empresa en què hi ha atenció telefònica.

Alguns exemples:

– Hola, ha trucat a [nom de l’empresa], esperi, en breus moments atendrem la seva trucada.

– Benvingut a [nom de l’empresa], en breus moments l’atendrem.

La locució de benvinguda també pot servir per donar informació sobre l’empresa, com la pàgina web, o l’horari d’atenció al client.

2. Locució de fora d’horari: és la locució que sona fora de l’horari de l’empresa.

Alguns exemples:

– Gràcies per trucar a [nom de l’empresa], el nostre horari d’atenció és de [horari d’obertura]

– Hola, has trucat a [nom de l’empresa], el nostre horari és de [horari d’obertura]

A més, la locució de fora d’horari us pot servir per informar sobre si hi ha telèfon d’urgències, whatsapp o correu on us puguin contactar fora de l’horari.

També heu de tenir en compte si voleu el contestador activat o no. En el cas que estigui activat, la locució de fora d’horari ha d’indicar que teniu contestador.

Alguns exemples:

– Pots deixar-nos un missatge indicant el nom i el número de telèfon.

– Si ho prefereixes, pots deixar un missatge amb el teu nom i número de telèfon i ens posarem en contacte amb vostè.

3. Locució de tancat per vacances o festiu: és la locució que indica que l’empresa està de vacances o tancat per dia festiu, sona els dies que l’empresa està de vacances.

Alguns exemples:

– Gràcies per trucar a [nom de l’empresa]. Estem tancats per vacances. Tornarem el dia [data d’obertura]

– Hola, has trucat a [nom de l’empresa]. Del [dia] al [dia] estem tancats per vacances.

– Hola, has trucat a [nom de l’empresa], avui estem tancats per festiu.

Aquesta locució també us pot servir per deixar altres instruccions de contracte pels clients, si poden escriure-us per correu, per exemple, o si hi ha contestador on puguin deixar el seu missatge.

**Normalment la locució de vacances sona només els dies que esteu tancats. És a dir, si tanqueu del dilluns 3 de gener al divendres 14 de gener la locució de vacances ha de sonar aquests dies. A partir del dissabte 15 de gener (si feu horari de dilluns a divendres) sonarà la locució de fora d’horari fins el dilluns 17 de gener quan s’activarà la locució de benvinguda a partir de l’hora d’obertura.

Altres tipus de locucions

1. Locució d’horari especial: quan l’empresa fa un horari fora de l’habitual (per exemple, horari d’estiu, 24 de desembre o 31 de desembre).

Alguns exemples:

– Hola, ha trucat a [nom de l’empresa], avui el nostre horari és [horari]

– Benvingut a [nom de l’empresa], avui excepcionalment el nostre horari és [horari]

2. Locució de línies ocupades: quan les línies estan ocupades i no es pot atendre la trucada. Amb aquesta locució és important indicar al client si ha d’esperar, la trucada segueix, o si ha de trucar més tard, la trucada es penja.

Alguns exemples:

– Les nostres línies estan ocupades, esperi, en breus moments l’atendrem.

– Les nostres línies estan ocupades, torni a trucar passats uns minuts.

Altres opcions

3. Marcació directe d’extensió: permet que si un client sap el número d’extensió pugui trucar-hi directament.

Es pot informar d’aquesta opció a la locució de benvinguda o fora d’horari.

La marcació d’extensió directe fora d’horari pot servir, per exemple, si teniu un horari d’atenció al client però hi ha gent a l’oficina fora d’aquest horari que espera una trucada externa.

4. Menú d’opcions: informació dels departaments de l’empresa identificats amb números que internament fan sonar les extensions directes de cada departament.

Les empreses que tenen departaments normalment informen a la locució de benvinguda dels diferents departaments perquè el client pugui marcar l’opció amb la que vol parlar.

Per exemple:

– Locució de benvinguda + Si vol parlar amb [departament] marqui 1, si vol parlar amb [departament] marqui 2, si vol parlar amb [departament] marqui 3.

A més, des de GRN us podem oferir l’opció d’activar o desactivar una locució des de l’oficina. Podem habilitar un botó del terminal perquè puguis activar o desactivar una locució si tens, per exemple, horari flexible.

---

S’adapten aquestes locucions al que necessita la teva empresa? N’hi trobes a faltar algun tipus?

Les centraletes físiques i al núvol que oferim a GRN permeten gran flexibilitat en les programacions que s’adapten a les necessitats de cada empresa. Demana’ns més informació a info@grn.cat o al 972 230000